Procedimientos de Viaje AMIGOS
Una guía integral para padres y familiares sobre la coordinación de vuelos, cronogramas y logística del día del viaje
En AMIGOS, nuestro objetivo es que el proceso de planificar, reservar y viajar sea lo más fluido posible para usted y su hijo. Con este objetivo en mente, todo el viaje de los participantes se coordina de forma centralizada a través de AMIGOS y nuestro socio de viajes, Flightfox. Los vuelos se programan cuidadosamente dentro de los horarios de llegada designados para garantizar que los voluntarios aterricen y salgan juntos. Las familias NO deben comprar vuelos por su cuenta.
Socio de viajes oficial: Flightfox
AMIGOS se asocia con Flightfox, una plataforma líder en gestión de viajes especializada en logística compleja para grupos y coordinación personalizada de vuelos. Flightfox selecciona rutas de vuelo conformes a los parámetros de AMIGOS, gestiona de forma segura la emisión de boletos aéreos y ofrece monitoreo activo en tiempo real y soporte proactivo de cambio de reservas los días de viaje.
Proceso de coordinación de viajes e hitos clave
El contacto para la reserva de vuelos comienza únicamente después un voluntario ha sido aceptado oficialmente y ha recibido su asignación de proyecto.
Etapas:
1. Formulario de pasaporte
- Qué sucede: Pasaporte de voluntario y aeropuertos de salida/regreso preferidos confirmados.
- Acción familiar requerida: Sube un pasaporte válido (vigente 6 meses o más después de la fecha de inicio del proyecto) y los códigos de aeropuerto de 3 dígitos en tu Panel de Solicitud de AMIGOS.
2. Coordinación de vuelos
- Qué sucede: El Líder de Incorporación de AMIGOS envía a las familias un enlace exclusivo para registrarse en Flightfox y comenzar la coordinación de vuelos dentro de los parámetros del grupo de AMIGOS.
- Acción familiar requerida: Siga el enlace enviado por correo electrónico para registrarse en Flightfox, envíe la información requerida del viajero y coordine los itinerarios de vuelo propuestos.
3. Compra de boletos
- Qué sucede: Los boletos de avión son emitidos y confirmados directamente por Flightfox una vez que se completan el pago y los descuentos.
- Acción familiar requerida: Paga el total o el saldo restante del pasaje aéreo directamente a Flightfox con tarjeta de crédito. Si recibes apoyo financiero para el pasaje aéreo, este se aplicará durante la reservación (paga el saldo restante o $0). Los cambios voluntarios pueden generar costos adicionales y deben coordinarse con Flightfox.
4. Día de viaje
- Qué sucede: Los voluntarios viajan a través de centros de conexión designados hacia su destino. Flightfox y AMIGOS monitorean los vuelos en tiempo real.
- Acción familiar requerida: Realizar el check-in para los vuelos, seguir los protocolos de comunicación. Los voluntarios se encontrarán con el personal del proyecto de AMIGOS afuera de Aduanas en el país del proyecto.
Voluntarios del Capítulo Nacional: La coordinación y reserva de vuelos comienza el 15 de enero.
Voluntarios del capítulo local: La coordinación y reserva de vuelos comienza el 15 de febrero.
Tarifas y estructura financiera
Costo del pasaje aéreo: Pagado directamente por las familias a Flightfox mediante tarjeta de crédito. Si recibe asistencia financiera para el pasaje aéreo, Flightfox aplicará este crédito directamente al momento de la reserva. Las familias son responsables de cualquier diferencia en la tarifa aérea o tarifa por cambio en la que se incurra después de la emisión de los boletos. La siguiente tabla representa únicamente los costos estimados de los pasajes aéreos (basados en los precios promedio históricos de vuelos del año anterior). Los costos reales de los vuelos pueden variar:
| País | Costo estimado del viaje redondo |
|---|---|
| Costa Rica | $800 – $1200 |
| Panamá | $1000 – $1400 |
| República Dominicana | $900 – $1200 |
| Paraguay | $1400 – $2000 |
Cuota no reembolsable de apoyo y coordinación de viajes ($225): Facturado directamente por AMIGOS como un concepto desglosado en el estado de cuenta regular de la Tarifa del Programa. Se paga mediante ACH siguiendo el mismo cronograma que la Tarifa del Programa.
- Lo que incluye: Coordinación de rutas de vuelo, gestión centralizada de reservas, soporte de emergencia virtual 24/7 el día del viaje, monitoreo activo de vuelos y gestión de interrupciones, además de personal aeroportuario presencial dedicado en centros de conexión clave (Houston – IAH y Miami – MIA).
- Lo que no incluye: Comidas durante las escalas, cargos por equipaje de las aerolíneas o alojamiento en hotel durante la noche y cualquier gasto asociado, si es necesario, durante las conexiones nacionales.
Protocolo Especial: Proyecto Montañas y Mar (Costa Rica)
Los participantes en el proyecto Montañas y Mar operan bajo un protocolo de viaje obligatorio para Menores No Acompañados (UM) debido a su edad:
Pasarelas de salida autorizadas: Los viajes se limitan únicamente a vuelos directos sin escalas desde San Francisco (SFO), Houston (IAH) o Newark (EWR). Las familias son completamente responsables de transportar a su voluntario hacia/desde una de estas tres ciudades de enlace designadas.
Cuota obligatoria de UM ($300): Facturado vía ACH además de la Cuota del Programa AMIGOS y la Cuota de Apoyo y Coordinación de Viajes para cubrir el servicio de Menor No Acompañado.
Logística de viaje para los voluntarios de Montañas y Mar:
- Un padre, madre o tutor designado debe presentar una identificación oficial en el mostrador de check-in de United Airlines en SFO, IAH o EWR para transferir formalmente la custodia al personal de la aerolínea. Los voluntarios no pueden llegar ni hacer el check-in solos.
- El personal de United Airlines acompaña a los voluntarios a través de seguridad, hasta la puerta de embarque y hacia la aeronave.
- Durante el vuelo, la tripulación de cabina supervisa al voluntario. Al aterrizar en Costa Rica, el personal de United escolta al voluntario a través de inmigración, reclamo de equipaje y aduanas.
- La custodia se transfiere oficialmente de manera directa al personal autorizado del Proyecto AMIGOS que espera fuera de la aduana.
- Para el viaje de regreso, este mismo protocolo se aplica a la inversa, y se requiere que el padre, madre o tutor designado presente una identificación en el aeropuerto de llegada para recibir al estudiante.
Los voluntarios de AMIGOS viajan sin acompañantes adultos en vuelos nacionales o internacionales. Sin embargo, las rutas se diseñan a través de centros de conexión principales para que los participantes se reúnan y vuelen juntos en los trayectos internacionales. Al pasar por Aduanas en el país de destino, los voluntarios son recibidos inmediatamente fuera de la salida segura por el personal del proyecto de AMIGOS.
Las familias son financieramente responsables de cualquier boleto de avión adquirido, incluidas las tarifas por cambio o cancelación de la aerolínea, ya que AMIGOS no reembolsa los vuelos si un voluntario no puede participar. Para evitar gastos no reembolsables, recomendamos encarecidamente a las familias que revisen minuciosamente los Criterios de Salud de AMIGOS antes de comprar los boletos; no hay prisa por reservar de inmediato. Si tiene preguntas médicas o de salud mental, o si no está seguro sobre la elegibilidad de su voluntario, comuníquese con su líder de incorporación antes de hacer la reserva.
Los voluntarios pueden organizar planes de viaje personalizados o canjear millas aéreas, pero primero deben notificar a su responsable de incorporación para solicitar la aprobación del viaje independiente. Las familias se coordinarán directamente con Flightfox para asegurarse de que el itinerario elegido cumpla con los horarios de llegada y salida de AMIGOS y con las pautas de seguridad. Tenga en cuenta que la tarifa estándar de apoyo y coordinación de viajes $225 sigue aplicándose para cubrir la verificación de la ruta, el seguimiento administrativo, la coordinación con el personal del proyecto y la supervisión de emergencias durante el día del viaje.
Si bien las interrupciones importantes en los viajes (como retrasos por condiciones climáticas severas, cancelaciones o desvíos) son poco frecuentes, son impredecibles y se manejan caso por caso. En estas situaciones, AMIGOS y Flightfox ofrecen seguimiento las 24 horas, los 7 días de la semana, el día del viaje y trabajan en estrecha colaboración con la aerolínea para revisar las opciones, manteniendo una comunicación constante con el voluntario y su familia. En cualquier escenario, nuestra máxima prioridad es siempre la salud, la seguridad y el bienestar de nuestros voluntarios.
Sí. Aunque los voluntarios no podrán usar sus teléfonos personales durante el proyecto, pueden tenerlos y usarlos durante sus vuelos y escalas para comunicarse con AMIGOS, Flightfox y sus familias. Una vez que lleguen y se reúnan con el personal del proyecto, entrará en vigor nuestra política de tecnología y se recogerán los teléfonos. Los teléfonos se devolverán en el aeropuerto, antes de la salida de su vuelo de regreso a casa.
Las reglas exactas sobre el equipaje documentado (por lo general, una maleta de 50 lb / 23 kg) dependen de la aerolínea y se detallarán en el itinerario de Flightfox. Si el equipaje documentado no está incluido en la tarifa, las familias deben asegurarse de que el voluntario viaje con una tarjeta física de crédito o débito, ya que los aeropuertos internacionales en los países de destino no aceptan efectivo ni Apple Pay en los mostradores de facturación.
Con décadas de experiencia guiando a viajeros internacionales por primera vez, AMIGOS prepara a fondo a los voluntarios para transitar por aeropuertos y aduanas de manera independiente y con confianza. Antes de la salida, las familias reciben un memorando de viaje detallado que describe la logística del aeropuerto y los procedimientos de entrada paso a paso, y su líder de incorporación siempre está disponible para una llamada individual para revisar en detalle el día del viaje. Nuestro equipo mantiene abiertos los canales de comunicación durante todo el trayecto hasta que los voluntarios se encuentran con nuestro personal a su llegada.
Cada familia es responsable de asegurarse de que su voluntario cumpla con todos los requisitos de validez del pasaporte, visa y entrada para el país anfitrión. AMIGOS solicitará la verificación del pasaporte y puede requerir documentación adicional específica del país antes de la salida.
Las familias pueden comunicarse con el equipo de incorporación en admissions@amigosinternational.org. Su Líder de Incorporación estará encantado de ayudarle y responder a cualquier pregunta relacionada con los viajes, los requisitos del proyecto o el proceso de incorporación.